Il project management nell’edilizia, o per l’edilizia, è probabilmente uno dei rami della gestione dei progetti più complicati che esistano.

Che si tratti di costruire un centro commerciale o un edificio residenziale, in un progetto edilizio esistono moltissime componenti variabili, legate ad attività, cose e persone che devono essere coordinate con precisione.

Ognuna di queste componenti è già abbastanza complicata di per sé, ma quando è vista come parte di un insieme da coordinare in un progetto, essa diventa esponenzialmente più complessa.

Ma cosa è un Progetto?

Se dovessimo sintetizzare all’estremo quale tipo di attività svolgono le organizzazioni (tutte), potremmo semplicemente dire: processi e progetti. In alcune organizzazioni è preponderante la componente di processo (cfr. produttori di beni di consumo, banche, ospedali, scuole, ecc), mentre in altre è più rilevante la componente di progetto (cfr. aziende di software, di consulenza, imprese di costruzione, ecc.). Tuttavia non è pensabile identivicare organizzazioni che non svolgano entrambi i tipi di attività.

Processi e progetti possono essere considerati sia agli antipodi gli uni degli altri, sia come aventi forti punti di contatto. Quando se ne vogliono sottolineare le differenze, si suole ricordare come i processi siano svolti in maniera ripetitiva, non hanno quindi una «data di scadenza», nascono per durare nel tempo. Quando si parla di progetti, invece, spesso si citano elementi di temporaneità, in quanto i progetti hanno una data di inizio e una di fine, e unicità, in quanto ogni progetto è differente dall’altro.

Di fianco, vi è poi l’assunto più accreditato: nei progetti vi sono poche certezze. Una di queste è che sicuramente tutte le stime sono sbagliate.

Che cos’è il Project Management nell’Edilizia

In breve, il project management nell’edilizia è il processo di gestione dei progetti di costruzione.

Si tratta di una disciplina complessa che richiede di affrontare molte questioni importanti, tra cui il controllo dei costi, la programmazione, l’approvvigionamento e la valutazione del rischio.

I project manager interagiscono e sono a stretto contatto con tutti i membri del team coinvolti, dagli architetti ai proprietari agli appaltatori.

Esistono diversi tipi di progetti di costruzione e ognuno di essi presenta sfide diverse.

Tuttavia, tutti hanno bisogno di un proprietario del progetto, un responsabile del progetto di costruzione e un appaltatore generale.

Quali sono le 5 Fasi dei Progetti di Costruzione?

Comprendere le cinque fasi principali del project management per l’edilizia è un must per gestire i progetti con successo.

Ecco quali sono le 5 fasi:

Pre-Progettazione

Determinare se perseguire un progetto è la prima e più importante parte del processo di costruzione.

Studi di fattibilità, capital budgeting, liste dei pro e contro sono alcuni esempi di studi necessari per stabilire se un progetto è sostenibile per l’azienda.

Pianificazione e Progettazione

Una volta stabilito che il progetto è sostenibile e producente per l’azienda è tempo di iniziare la fase di pianificazione.

In questo stadio si prevede lo sviluppo di tutto, dal concetto di base al design finale incluso di dettagli.

Una volta finalizzato e approvato il progetto, si passa alla seguente fase.

Si tratta di costruire un piano per il progetto che mostri a tutti cosa devono fare, quando devono farlo, come dovrebbero realizzarlo e quanto ogni attività dovrebbe costare.

Se tutte le parti si attengono al piano ed eseguono i loro ruoli alla perfezione, consegneranno il progetto in tempo, secondo gli standard e nel rispetto del budget.

La pianificazione coinvolge un’ampia varietà di compiti critici. Ecco alcuni dei più importanti:

• Definire e allocare le risorse,
• Impostare mini-budget,
• Creare tempistiche e scadenze,
• Distribuire i compiti.

Anche la valutazione del rischio e la pianificazione di emergenza sono una parte importante in questa fase.

Le cose raramente vanno come previsto, soprattutto durante un lavoro complesso come quello che è un progetto di costruzione; quindi, i project manager e le parti interessate devono essere pronti ad effettuare modifiche.

Più si è proattivi, meno tempo, denaro e risorse si perderanno cercando una soluzione quando si verificano intoppi.

Completata la pianificazione, si passa alla Progettazione Tecnica vera e propria in cui si studia e approfondisce lo sviluppo di tutto il progetto, secondo i vari passaggi intermedi previsti dalle norme e/o valutati necessari dal gruppo di progettazione: progettazione preliminare, definitiva, esecutiva.

Una volta finalizzato e approvato il progetto, si passa alla fase seguente.

Procurement (Approvvigionamento)

Con questo termine si intende la selezione, l’acquisto e il trasporto dei materiali e dei servizi necessari per completare un progetto di costruzione.

L’approvvigionamento può avvenire da mercati locali, regionali o globali. Ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

E’ fondamentale impegnarsi, con adeguato anticipo, in una ricerca approfondita dei prodotti e servizi richiesti dal progetto, in modo da poter effettuare la scelta migliore per soddisfare i requisiti di budget e rispettare i tempi.

Ma anche scegliere e definire quando eseguire gli approvvigionamenti richiesti, è una decisione importante che presenta vantaggi e svantaggi a seconda di cosa si sceglie.

Per non lasciare al caso questo tipo di scelta, è fondamentale analizzare il flusso di cassa del progetto/cantiere, avendo cura che il piano di fatturazione dei ricavi sia sempre allineato a quello dei costi.

In questo modo, invece di completare l’approvvigionamento prima dell’inizio del progetto di costruzione, con tutti i problemi di esposizione finanziaria connessi e di deposito e guardiania dei materiali, è possibile soddisfare i requisiti in evoluzione ottenendo le risorse necessarie man mano che il progetto avanza.

D’altro canto, sebbene questa strategia fornisca una certa flessibilità, riduca i costi di immobilizzo e conservi la liquidità, poichè “ogni medaglia ha il suo rovescio”, essa potrebbe essere foriera di grossi problemi laddove eventuali ritardi nelle spedizioni o eventuali carenze momentanee dei prodotti richiesti, potrebbero rallentare l’intero progetto.

Costruzione

Una volta eseguite le fasi precedenti, arriva il momento in cui la costruzione può iniziare.

Tutta la preparazione e pianificazione fatta precedentemente esplica i suoi effetti in questa fase, aiutando il processo di costruzione a procedere senza intoppi e a finire con successo.

Poichè però anche i piani più accurati non possono prevedere tutti i possibili imprevisti lungo il percorso, il monitoraggio e la verifica regolare dei progressi dei lavori del progetto sono processi vitali per restare “ancorati” ed in linea con il piano redatto.

Per fare oggi tutto il lavoro richiesto ad un project manager nel settore delle costruzioni, che come visto non è assolutamente poco ed è continuo, c’è assolutamente bisogno del supporto di adeguati software di gestione dei progetti: un buon software di project management consente, infatti, di monitorare con relativa facilità l’avanzamento del progetto, migliorare le previsioni, centralizzare le informazioni, aumentare l’efficienza e mantenere bassi i costi. Inoltre, un idoneo strumento di gestione dei progetti di costruzione può facilmente aiutare a tenere aggiornate le parti interessate (stakeholders) predisponendo e condividendo report ricchi di dati.

Start-Up

E’ la fase che finalizza tutto il lungo lavoro del progetto di costruzione eseguito, in cui si chiudono tutte le procedure amministrative e tecniche aperte durante le fasi precedenti, si effettua il collaudo tecnico-amministrativo dell’opera realizzata e, per ultimo, si effettua la consegna dell’opera al Committente, con tutte le previste forme di verifica del soddisfacimento dei requisiti richiesti a monte e/o cambiati lungo il corso del progetto/lavori. Questo è forse il momento più delicato di tutto il lungo lavoro svolto, in cui il soggetto che ha dato il via al tutto (lo Sponsor) confronta le sue idee ed esigenze iniziali con il risultato effettivamente ottenuto.

Al termine positivo di tutti i numerosi adempimenti suddetti, se previsto o richiesto, si da avvio o supporto alla effettiva messa in funzione dell’opera progettata ed eseguita (start-up).